De kwartiermaker FC legt de basis voor de structurele inrichting van Financial Control binnen HHNK. De opdracht is gericht op het ontwerpen, inrichten en beproeven van de financiële kwaliteitspoort en het overdraagbaar maken van werkwijzen, definities, toetsingscriteria en deliverables. De overdracht van alle bovenstaande punten dienen aantoonbaar plaats te vinden.

1. Financiële kwaliteitspoort

De kwartiermaker zorgt voor het inrichten van een werkbare pre-check en hardheidstoets op P&C-producten, budgetten, prognoses, realisatiecijfers, investeringsramingen en financiële paragrafen in bestuursvoorstellen.

·        Ontwerpen van het proces voor de financiële pre-check voorafgaand aan bestuurlijke duiding en BBVW-toetsing.

·        Uitwerken van criteria voor juistheid, volledigheid, consistentie, aansluiting op brondata en definitieconformiteit.

·        Uitvoeren van de hardheidstoets op P&C-producten, budgetten en prognoses, inclusief terugkoppeling aan Business Controllers (BC), Financieel Beleidsadviseurs (FBA) en betrokken clusterhoofden.

·        Toetsen van de financiële juistheid en hardheid binnen treasury (incl. toepassing van de kennis van de bijbehorende treasury kaders), projecten, programma’s, fiscaliteit en P‑control.

·        Inrichten van de juistheidstoets op de fiscale componenten in de P&C-producten

·        Vastleggen van de werkwijze, verantwoordelijkheden en escalatielijnen bij structurele tekortkomingen in financiële informatie.

2. Definities, aanlevercriteria en normstelling vastleggen

De kwartiermaker ontwikkelt het fundament voor uniforme financiële definities, aanlevercriteria en rapportagestandaarden, zodat concernbrede consolidatie en onderlinge vergelijkbaarheid mogelijk zijn.

·        Opstellen van een eerste set financiële definities en minimale aanlevercriteria voor P&C-producten.

·        Verzorgen van de inhoudelijke normstelling van de financiële overzichten in het BI-landschap, in afstemming met de FBA en de afdeling I&A. Dit zorgt voor uniforme financiële rapportages binnen de organisatie.

·        Uitwerken van afspraken over eigenaarschap, onderhoud en toepassing van definities, criteria en toetsingsnormen.

·        Inrichten van een structurele signaleringslijn voor terugkerende fouten, datakwaliteitsproblemen en inconsistenties.

·        Samen met de verbijzonderde interne controle (VIC) input leveren aan de RCO voor de kaders, definities en beoordelingscriteria voor de financiële risico’s.

3. Samenwerking, overdracht en borging organiseren

De kwartiermaker organiseert de samenwerking tussen de FC-functie en de bestaande financiële en controlrollen, zodat de kwaliteitspoort past binnen het Three Lines Model en de reguliere P&C-cyclus.

·        Opzetten van een praktisch werkprotocol voor de ondersteuning door senior financieel specialisten als assistent-FC.

·        Inrichten van overleg- en afstemmomenten met BC, FBA, Risk Compliance Officer (RCO) , Concern Controller (CC) en clusterhoofden over hardheidstoetsing, financiële risico’s en opvolging van bevindingen.

·        Inrichten van de overdracht van het contractmanagement en de aanbesteding van de externe accountant van de Adviseur Concerncontrol naar de FC. Vastleggen van de taakverdeling tussen FC (contractbeheer, aanbesteding) en CC (inhoudelijke gesprekslijn, managementletter) in een samenwerkingsprotocol tussen FC en CC.

·        Inrichten van het portefeuillehouderschap P-control bij één van de FC’s

·        Inrichten van de samenwerking met de RCO over financiële risicotoetsing: vaststellen welke uitkomsten de FC aanlevert, hoe de kaders voor financiële risico’s worden ontwikkeld.

·        Maken van een implementatie-roadmap voor verdere borging van de FC-functie na de kwartiermakersfase.

Beoogde resultaten

·        Een startnotitie of plan van aanpak voor de inrichting van de FC-functie en de kwartiermakersfase, waarbij we samen bepalen wat de minimale op te leveren resultaten binnen 6 maanden zullen zijn.

·        Een ontwerp voor de financiële kwaliteitspoort, inclusief procesbeschrijving, toetsingscriteria, rollen, verantwoordelijkheden en escalatielijnen.

·        Een eerste set uniforme financiële definities, aanlevercriteria en toetsingsnormen voor P&C-producten.

·        Een beproefde werkwijze voor de hardheidstoets op P&C-producten, prognoses en financiële paragrafen.

·        Een werkprotocol voor samenwerking met senior financieel specialisten als assistent-FC.

·        Normstelling spend-rapportage en specificaties spend-analyse: de kwartiermaker inventariseert de vereisten en legt deze vast voor de structurele FC.

·        Een overdraagbare implementatieroadmap waarmee HHNK de FC-functie na afloop van de opdracht structureel kan borgen.