Programmasecretaris RES Regio Utrecht (Gemeente Utrecht)

Algemeen beeld van de functie
De programmasecretaris is de spin-in-het-web in het programmateam. Hij/zij heeft de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse coördinatie van het programma en zorgt in samenwerking met het team voor de realisatie van de programmaresultaten. De programmamanager heeft diverse taken naar de programmasecretaris gedelegeerd.
De programmasecretaris:

• Is de plaatsvervangend programmamanager en diens rechterhand in het opzetten van processen en activiteiten en het ontwikkelen en reflecteren op vraagstukken.
• Is verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie van het programmateam en teamontwikkeling
• Is verantwoordelijk voor het vastleggen en (laten) uitvoeren van de programmaresultaten, en –planningen.
• Is verantwoordelijk voor de bewaking van de voortgang van de afgesproken programma acties en resultaten en het Regionale Uitvoeringsprogramma
• Is verantwoordelijk voor het bewaken van de samenhang van het programma
• Is ambtelijk zichtbaar en bereikbaar als aanspreekpunt voor deelnemers van de RES regio Utrecht.

• Opdrachtomschrijving:
  • Het (mede-)inrichten, uitvoeren en bewaken van de programmastructuur op basis van gedegen project- en procesmanagement;
  • Het bewaken van een samenhangende projectuitvoering tussen de opgaven Opwek, Warmte en Energiesysteem.
  • Stimuleren van en meedenken met uitvoering binnen deze opgaven op zowel uitvoerend als bestuurlijk/politiek niveau;
  • Beheer, verzameling en verrijking van informatie en data die relevant is voor de uitvoering door de deelnemers;
  • Het begeleiden en voeren van bila’s met de individuele programma teamleden.
  • Vorming en voorbereiding van agenda en voorzitten van het wekelijkse overleg van het programmateam.
  • Voorzittersrol bij het periodieke afstemmingsoverleg met de netbeheerder.
  • Diverse taken binnen MRU West als plaatsvervangend procesmanager Energie:
  o Voorzittersrol bij het Ambtelijk Overleg Energie met de deelnemers van de RES regio Utrecht. Aanspreekpunt voor externe partners, gemeenten en binnen MRU West.
  o Secretarisrol bij het Bestuurlijk Overleg Energie met de deelnemers van de RES regio Utrecht.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Wanneer is deze opdracht succesvol voltooid?
Deze opdracht kan worden afgerond als het RES Voortgangsdocument 2027 met een zorgvuldige ambtelijke en bestuurlijke voorbereiding is opgesteld en alle colleges hierover een besluit hebben genomen.

De eerste 4 maanden 25 uur gemiddeld en voor de overige 8 maanden 36 uur per week gemiddeld.