Bestuursassistent – Flexibel inzetbaar (Gemeente Utrecht)

Opdrachtomschrijving:
Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een
bestuursadviseur ondersteun je één of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles.
Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.

Concreet houdt dit in dat jij:

• een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van (een of meerdere) bestuurder(s);

• de zeer complexe agenda(s) programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen;
• op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het de workload bewaakt
en grip houdt op de agenda;
• op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel
communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen;
• Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.);
• overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
• ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

Resultaat van de opdracht
De flexibel inzetbare bestuursassistent zorgt voor een professionele, betrouwbare en soepele ondersteuning van één of meerdere bestuurders. Hij/zij borgt rust en overzicht in de dagelijkse hectiek, houdt regie over complexe agenda’s en stukkenstromen en fungeert als stevig en verbindend aanspreekpunt voor interne en externe contacten. De bestuursassistent draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen het team van adviseurs en ondersteunt het bestuurlijke proces door proactieve signalering, prioritering en heldere communicatie.